Papeles de Trabajo

  Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse  sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

   Objetivos:

  Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

• Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
• Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
• Proporcionar la base para la rendición de informes.
• Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
• Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
•  Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable.
• Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.

En los papeles de trabajo se registran:  

•  La planeación.
•  a naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
•  Los resultados.
•  Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
•    Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.

   Los archivos de papeles de trabajo:

   Para cada examen pueden dividirse en dos grupos básicos: Archivos corrientes y archivos permanentes. 

 Los archivos corrientes:

  Contiene las informaciones relacionadas con la planificación y supervisión que no son de uso continúo en auditorias posteriores tales como:  

•   Revisiones corrientes de controles administrativos.
• Estados financieros motivo de auditoría.
• Análisis de información financiera.
•  Notas a los estados financieros.
•  Correspondencia corriente. (Entrada y salida).  
• Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.

 Los archivos permanentes: deberán contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como:

•        El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y actividades.
•  La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y procedimientos de la entidad. Financiamiento, organización y personal
•  Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc.
• Manuales, (Contable, presupuesto, tesorería, contratación, almacén, procesos misionales, entre otros). 
• En general la información que no varía con el tiempo.

   En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los siguientes requisitos:

   Ø Suficiencia: Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.

   Ø Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas.

   Ø Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

  

   Ø Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.